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5 tecnologías que hacen perder el tiempo al equipo de tu despacho legal

Así como la tecnología es un gran aliado para ser más efectivo en tu trabajo y establecer más y mejores relaciones, mal utilizada es la primera piedra de tranca para poder avanzar rápidamente.

Aquí les dejo 5 tecnologías que pueden estar haciendo perder el tiempo al equipo de trabajo de tu despacho y unos tips para revertirlo:

  1. Email: hay formas mucho más efectivas de comunicarse que el e-mail, por ejemplo: mediante las tareas en un CRM o alguna de las herramientas de colaboración existentes en el mercado. Tenemos que tener en cuenta que el e-mail es sólo una forma más de comunicarse con nuestro equipo y con nuestros clientes o proveedores y debemos usarlo de forma que nos ayude a mantenernos informados y cerrar temas lo antes posible. Recomendamos:
    • Darse de baja de todas las suscripciones posibles y sólo mantener las extrictamente necesarias.
    • Usar un CRM que permita enviar tareas entre equipos y que sean lo más específicas posibles. Divide y vencerás.
    • Automatizar el envío de e-mails hacia los clientes tanto en el flujo de conversión como en el resto del ciclo de negocio.
    • Generar plantillas de email, para dar respuesta a los temas frecuentes.
    • Llegar a acuerdos con proveedores y/o socios de negocios con los que tengamos relaciones frecuentes, a usar una herramientas que permita el flujo de información lo más automatizado posible.
  2. Teléfono (llamadas de voz): es muy indicado para llegar a acuerdos rápidos y poder tener respuestas inmediatas, sin embargo, puede convertirse en una pesadilla a medida que nuestro despacho crezca. Por eso necesitamos encaminar y tratar dichas llamadas de una forma correcta, para evitar que se vuelva un problema importante. No sólo basta con instalar una centralita, tenemos que tener la capacidad de atender y/o generar todas las llamadas necesarias para avanzar hacia nuestros objetivos. Recomendamos:
    • Instalar una centralita telefónica en la nube.
    • Integrar la centralita con nuestro CRM.
    • Definir el flujo de llamada que queremos. Normalmente se maneja un número único a donde se pueden comunicar todos los prospectos y clientes y desde donde se generan todas las llamadas. Si está bien integrado con el CRM, es posible también, dirigir las llamadas a otro equipo en función del caller id entrante, de forma a que a los que ya son clientes y tienen expedientes abiertos los atienda la persona o equipo más indicado.
  3. Servidores / aplicaciones locales: luego de hacer inversiones importantes para instalar servidores, aplicaciones, virtualizaciones, es dificil que tomemos la decisión de deshacernos de todo y llevarlo a la nube pública. No siempre tenerlo en la nube pública es lo mejor que podemos hacer, ya que depende mucho de nuestro modelo de negocio, de la privacidad que requiramos y de nuestra forma de trabajar. Además también, depende de como lo tengamos montado actualmente, se nos pueden disparar los costos. Sin embargo:
    • Si estás teniendo muchas indisponibilidades del servicio, tienes que solicitar asistencia técnica presencial, los servicios son muy lentos, tienes que tener a un informático en tu despacho sólo para el mantenimiento de los servicios y no para aumentar la eficiencia de la empresa mediante tecnología y capacitaciones, es decir el negocio tira de la tecnología y la tecnología no tira del negocio, pues es momento de pensar en migrar a esquemas en la nube y en alguna empresa seria de soporte/consultoría.
  4. Google Drive: si, efectivamente Google Drive  es una herramienta diseñada para uso personal, no para entornos empresariales, por lo que a partir de un equipo de tres usuarios, trabajando intensivamente con documentos, es dificil hacer un uso adecuado, se vuelve super lento el arranque y el manejo de las versiones de los archivos. Recomendamos pasar cuanto antes a una herramienta empresarial de Google como el File Stream de Google, que te permite trabajarlo como si fuese una unidad de red, y evitar también que los ex-empleados se queden con gran parte de la información del despacho en sus dispositivos.
  5. Pagos / Cobros: si, se que es dificil, pero en principio debes cobrar el 100% de tu trabajo antes de comezar, al menos que no tengas otra opción. Para ello debes permitirle al cliente hacer el pago directamente desde el mismo presupuesto, antes de comenzar el trabajo. El CRM te lo debe permitir, sino puedes automatizarlo mediante formularios de pago, con reportes que luego te permitan conciliar los mismos.

 

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